第一四半期を振り返り、社内で発生したヒヤリハット事案を分析してみました。
結果、下記の要因が多発していたようです。
・お客様への文章発送時、宛名や住所欄に誤字脱字があった。
【これまでの状況】
発送文章は各拠点の内務者を中心に行っておりますが、多忙な時期は営業担当も文字入力を含め発送物の準備を行なっている。
【今後の状況】
今回のようなケースは、社内で誤字脱字に気が付き訂正後発送できておりますのでお客様にご迷惑がかかることは防げておりますが、今後も多発すると実際に誤った内容で文章が発送されることが想定される
【改善策】
発送文章は宛名を含め、ダブルチェック、トリプルチェックの徹底
発送文書（保険提案見積、契約内容控え）を郵送ではなく、デジタル方式（個人情報を扱う点でセキュリティが高いLINEチャットでの添付送信）への切り替え件数を増やすことによっても改善を図れる。